Aufbewahrung von Belegen

Die Aufbewahrung von Buchungsbelegen und Geschäftsbüchern

Das Obligationenrecht (OR) und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüv) legen die Pflicht zur ordnungsgemässen Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen fest.

So sind die Geschäftsbücher und Buchungsbelege sorgfältig und vor schädlichen Einwirkungen geschützt während zehn Jahren aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Dabei müssen einzig die Jahresrechnung und der Revisionsbericht schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden. Alle anderen Unterlagen können auch elektronisch aufbewahrt werden.

Wegen den Bestimmungen zur Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs (MWST) sind Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen während 20 Jahren aufzubewahren.

Als Buchungsbelege gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrundeliegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. So gelten beispielsweise auch Debitoren- oder Lieferantenrechnungen als Buchungsbelege.

Wichtig bei allen Arten der Aufbewahrung ist, dass der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden kann. Das bedeutet, dass sämtliche Daten so aufbewahrt werden müssen, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

Der Grundsatz der Beweismittelfreiheit

Dank dem Grundsatz der Beweismittelfreiheit hat die Eidgenössische Steuerverwaltung mit Mitteilung vom September 2016 auf die Pflicht zur digitalen Signatur von elektronischem Geschäftsverkehr verzichtet. Das dürfte ein wichtiger Durchbruch hin zu einer effizient geführten digitalen Buchhaltung sein.

Was bedeutet das, „Der Grundsatz der Beweismittelfreiheit“?

Der Grundsatz der Beweismittelfreiheit bedeutet, dass ein bestimmtes Beweismittel (z.B. Rechnung) nicht mehr zwingend vorhanden sein muss, um eine Tatsache zu beweisen. Nach geltendem Recht ist nicht ausgeschlossen, einen Beweis auch durch andere Beweismittel zu erbringen. So sind eine ordnungsgemässe Buchführung gemäss den Grundsätzen des Handelsrechts nach Artikel 957a OR sowie eine Prüfspur eindeutige Beweismittel die von der Steuerverwaltung zu berücksichtigen sind.

Wie sieht so eine Prüfspur aus?

Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle vom Beleg zur Buchhaltung hin zur Steuererklärung oder zur MWST-Abrechnung. Die Prüfspur verlangt insbesondere:

  • Verständlicher Aufbau der Geschäftsbücher;
  • Verständliche Buchungstexte in Buchhaltung und Journalen;
  • Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken;
  • Eine geordnete und systematische Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege.

Somit steht der elektronischen Aufbewahrung von Buchungsbelegen (ohne Signatur) nichts mehr im Wege. Eine ordnungsgemäss geführte Buchhaltung ist aber absolute Pflicht und Voraussetzung dafür, dass bei der nächsten Steuerrevision keine bösen Überraschungen warten.

Letztes Update am Mai 2, 2017

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