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Kalkulation und Darstellung der Ergebnisse von Beschaffungs-Initiativen

Ausgangslage

Verantwortliche von Beschaffungs-Initiativen stehen oftmals vor dem Problem, wie sie die Ergebnisse ihrer Beschaffungs-Initiativen sachlich richtig kalkulieren und darstellen. Wie sollen die Ausgaben-Reduktionen richtig dargestellt werden? Gibt es neben den Ausgaben-Reduktionen noch andere (Reduktions)-kategorien? Wie werden diese berechnet? Wie lange kann eine Ausgaben-Reduktion angerechnet werden? Wann ist eine Ausgaben-Reduktion relevant für die Erfolgsrechnung, wann nicht?

Zur Beantwortung dieser Fragen ist eine standardisierte Vorgehensweise notwendig. Der unten beschriebene Lösungsansatz ist darauf ausgerichtet, Veränderungen bei extern anfallenden Kosten systematisch zu erfassen, nachzuverfolgen und aufzuzeigen. Veränderungen bei extern anfallenden Kosten treten typischerweise als Ergebnisse von Beschaffungs-Initiativen auf.

Als Basis werden drei verschiedene Dimensionen unterschieden, wie Ausgaben von einer zur anderen Periode variieren können:

Ausgaben-Reduktion:

Die Ausgaben von der einen zur anderen Periode wurden reduziert.

Ausgaben-Vermeidung:

Es konnten Ausgaben vermieden werden von der einen zur anderen Periode.

Ausgaben-Steigerung:

Die Ausgaben von der einen zur nächsten Periode sind angestiegen.

Basiselemente für die Kategorisierung von Ausgaben-Variationen

Für die Kalkulation und Darstellung der Ergebnisse von Beschaffungs-Initiativen ergeben sich damit sechs verschiedene Kategorien, in welche Ausgaben-Variationen eingeteilt werden können:

  1. Ausgaben-Reduktion:
    Die Ausgaben von der einen zur anderen Periode wurden reduziert. Die Ausgaben-Reduktion ist relevant für das Geschäftsergebnis (P/L-relevant) und tritt in diesem Fall nur in den ersten 12 Monaten nach Start der Beschaffungsinitiative auf. Danach wird die Kostenreduktion als Ausgaben-Vermeidung aufgezeigt (siehe unten).
  2. Ausgaben-Vermeidung:
    Die Vermeidung resultiert aus der Differenz zwischen den Ausgaben der neuen Periode und den Ausgaben, welche angefallen wären, wenn nichts unternommen worden wäre. Die Ausgaben in der neuen Periode sind gleich wie die Ausgaben der alten Periode. Eine Ausgaben-Vermeidung ist nicht relevant für das Geschäftsergebnis (nicht P/L-relevant), aber kann in Bezug auf die Beschaffungs-Initiative für die gesamte Dauer ihres finanziellen Impacts angerechnet werden.
  3. Ausgaben-Reduktion und Ausgaben-Vermeidung:
    Diese Kategorie stellt eine Kombination von 1) und 2) dar. Zum einen Teil konnten Ausgaben effektiv reduziert werden, zum anderen Teil konnten Ausgaben vermieden werden (Ausgaben wären höher gewesen, wäre nichts unternommen worden).
  4. Ausgaben-Steigerung:
    Die Ausgaben von der einen zur anderen Periode haben sich erhöht. Die Ausgaben-Steigerung ist relevant für das Geschäftsergebnis (P/L-relevant) und fällt in diesem Fall nur für die ersten 12 Monate nach Beginn des effektiven finanziellen Impacts an. Falls eine Ausgaben-Steigerung innerhalb einer Sourcing-Initiative resultiert, sollte diese auch innerhalb eines Reportings erfasst werden.
  5. Ausgaben-Steigerung und Ausgaben-Vermeidung:
    Zwar sind die Ausgaben in einer Spend-Kategorie gestiegen (Ausgaben-Steigerung), aber aufgrund einer Sourcing-Initiative ist der ausgehandelte Preis bzw. die ausgehandelten Konditionen tiefer als ein «Referenz-Preis» welcher normalerweise auf dem Markt gilt. Damit konnten Ausgaben vermieden werden, da die Ausgaben höher gewesen wären ohne die entsprechende Sourcing-Initiative.
  6. Keine Veränderungen in den Ausgaben/keine Ausgabenverminderung:
    Es ist nicht auszugehen, dass dies der Normalfall ist. Um ein Gesamtbild zu erhalten, sollten diese Fälle dennoch in einem Reporting dokumentiert werden.

Mit dieser Kategorisierung verfügt ein Verantwortlicher von Beschaffungs-Initiativen über eine erste Basis-Methodologie für die sachlich korrekte Erfassung der Ergebnisse von Beschaffungs-Initiativen. Um noch mehr Transparenz zu erhalten, sind in einem weiteren Schritt auch die Treiber von Ausgaben-Variation zu identifizieren.

Letztes Update am Oktober 16, 2017

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